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写工作日志,有哪些好方法?

工作日志的格式一般有两种:一种是结构化的,一种是非结构化的。结构化的工作日志是指按照公司的日志模板或者自己的日志模板长期从固定的维度来写的,非结构化的日志,更像是我们小时候写的日记,想怎么写就怎么写,没有固定格式要求。下面重点讨论结构化的工作日志常见类型。

1)时间消费记录法

时间消费记录是苏联科学家柳比歇夫的传记《奇特的一生》所提到的方式。主人公通过数十年如一日坚持每天记录自己的时间消费情况,合理高效利用时间,帮助他成为了知识渊博的昆虫学家、科学家以及作家。他所取得的成就令人瞩目!这种方式,笔者也曾学习借鉴过:

以某天的时间消费记录为例:

 

 

这种方式记录工作日志的结果,是非常血淋淋的!因为你会发现,自己一天24小时,花费的时间真正有价值的太少了!绝大部分时间,我们都没有什么实质的产出!经过切身实践,可以肯定的是做时间消费记录对于提高自己的工作效率一定有帮助(但是否有较高的工作效能,需待议。因为做正确的事比正确的做事更重要)。

时间消费记录法对于实践者的意志、记录时间的及时性要求比较高!我也做不到数十年如一日的坚持,但某段时间如果觉得自己的效率低,会通过记录一周时间,来分析自己的时间消费情况。

2)九宫格日志&晨间日记

九宫格日志曾经在微博刚兴起时,非常流行。主要通过设置9个简单的问题,快速回答,从而形成一个简易日志。如下图所示:

 

对于九宫格日记,我曾经在学习晨间日记的时候使用过。当然根据自己的情况做了改造,如下图所示:

 

3)KPTP工作日志法(我和团队现在都在用的)

KPTP工作日志法是根据日本的KPT方法演化来的。它是由4个单词:Keep、Problem、Try、Plan的首字母组成的。

K:keep,今天做了哪些工作;

P:problem,遇到了哪些问题;

T:try,计划尝试如何解决这些问题;

P:plan,明天的计划是什么。

根据这样的工作日志,无论是我个人的工作反思还是团队的工作状态,大家都可以清晰的了解每个人每天的工作情况。利用日事清写工作日志,遇到需要的沟通协助的问题,只需要给对方就可以了。如下图所示:

个人认为,选择哪种格式来写工作日志,这需要根据自己写工作日志的目的来确定。工作日志其实有两个作用:对自己来说,它能帮助自己反思回顾一天的工作,养成良好的工作习惯;对团队而言,工作日志承载着每个人一天的工作信息,是团队最高效便捷的沟通工具。

如果想通过工作日志提高自己,我推荐:高阶的时间消费记录法!因为这种工作日志是最朴实,也最有帮助的。如果是团队实践工作日志,需要根据工作属性自己定义日志模板(最好做成结构化的),否则你会发现团队成员写的日志大部分都想小学生作文。

不过我想提醒团队的管理者,如果你自己做不到坚持写工作日志,同时团队写的工作日志你可能也没有习惯和时间去看,那么建议你千万不要要求整个团队写日志。因为注定会失败!写日志不是什么困难的事情,难得是坚持下来。不过,一旦养成这种习惯,益处还是很多的!